회계원리 6. 시산표 작성의 모든 것: 회계 정확성 검증의 핵심 도구

회계 업무를 하다 보면 숫자의 정확성을 검증하는 과정이 매우 중요하다. 이 과정에서 가장 기본이 되는 것이 바로 '시산표(Trial Balance)'다. 시산표는 복식부기 시스템에서 차변과 대변의 균형을 확인하는 필수적인 도구로, 회계 담당자라면 반드시 능숙하게 다룰 줄 알아야 한다.

시산표의 정의와 목적

시산표는 특정 시점에서 모든 계정의 잔액을 차변과 대변으로 나열한 보고서다. 복식부기 원리에 따라 모든 거래는 차변과 대변이 같은 금액으로 기록되므로, 올바르게 기록된 장부라면 시산표의 차변 합계와 대변 합계가 반드시 일치해야 한다.

시산표를 작성하는 주된 목적은 다음과 같다:

1. 회계 등식의 균형 검증: 차변 합계와 대변 합계가 일치하는지 확인함으로써 기본적인 회계 오류를 발견한다.
2. 계정 잔액의 정확성 확인: 각 계정의 잔액이 올바르게 계산되었는지 검토한다.
3. 재무제표 작성의 기초 자료 제공: 시산표는 재무제표 작성을 위한 기초 자료가 된다.
4. 회계 절차의 중간 단계: 분개장에서 총계정원장으로 이전된 정보의 정확성을 확인하는 중간 단계 역할을 한다.

시산표의 작성 시기

시산표는 일반적으로 다음과 같은 시점에 작성한다:

1. 월말: 월간 회계 마감 과정에서 작성
2. 분기말: 분기 보고를 위한 재무제표 작성 전 단계
3. 연말: 연간 재무제표 작성 전 최종 검증 단계
4. 특별 감사 시: 내부 또는 외부 감사가 있을 때 회계 정보의 정확성 검증을 위해

시산표의 종류

1. 일반 시산표(General Trial Balance)

회계기간 중 일상적인 거래를 기록한 후 작성하는 기본적인 시산표다. 수정 사항이 반영되기 전의 상태를 보여준다.

2. 수정 시산표(Adjusted Trial Balance)

결산 조정 사항(감가상각, 미지급비용, 선수수익 등)을 반영한 후 작성하는 시산표다. 재무제표 작성의 직접적인 기초가 된다.

3. 합계 시산표(Total Trial Balance)

각 계정의 차변과 대변 합계 금액을 모두 표시하는 형태의 시산표다. 거래량이 많은 경우 계정별 활동 내역을 파악하는 데 유용하다.

4. 잔액 시산표(Balance Trial Balance)

각 계정의 최종 잔액만을 표시한 시산표로, 일반적으로 가장 많이 사용되는 형태다.

시산표 작성 절차

시산표를 작성하는 과정은 다음과 같은 단계로 진행된다:

1. 총계정원장 잔액 확인

모든 거래가 분개장에서 총계정원장으로 올바르게 전기되었는지 확인한 후, 각 계정의 잔액을 계산한다.

2. 계정과목 나열

시산표 양식에 모든 계정과목을 체계적으로 나열한다. 일반적으로 자산, 부채, 자본, 수익, 비용의 순서로 배열한다.

3. 계정 잔액 기입

각 계정의 잔액 성격에 따라 차변 또는 대변 열에 금액을 기입한다.

• 차변 잔액: 자산, 비용
• 대변 잔액: 부채, 자본, 수익

4. 합계 계산

차변 열과 대변 열의 합계를 각각 계산한다.

5. 균형 검증

차변 합계와 대변 합계가 일치하는지 확인한다. 일치하지 않는 경우 오류를 찾아 수정해야 한다.

시산표 작성 예시

다음은 간단한 시산표 작성 예시다:

계정과목	차변	대변
현금	5,000,000
매출채권	3,000,000
재고자산	7,000,000
비품	10,000,000
매입채무		4,000,000
단기차입금		8,000,000
자본금		10,000,000
이익잉여금		2,000,000
매출		15,000,000
매출원가	9,000,000
급여비용	3,000,000
임차료	2,000,000
합계	39,000,000	39,000,000

이 예시에서 차변 합계와 대변 합계가 39,000,000원으로 일치하므로, 회계 기록이 균형을 이루고 있음을 알 수 있다.

시산표에서 발견할 수 있는 오류

시산표는 많은 회계 오류를 찾아내는 데 도움이 되지만, 모든 오류를 발견할 수 있는 것은 아니다. 시산표로 발견할 수 있는 오류와 발견할 수 없는 오류를 구분해 보자.

시산표로 발견할 수 있는 오류:

1. 합계 오류: 계정 잔액을 잘못 계산한 경우
2. 전기 오류: 분개장에서 총계정원장으로 금액을 잘못 옮긴 경우
3. 일방적 기록 오류: 거래의 한쪽(차변 또는 대변)만 기록한 경우
4. 차대 반대 오류: 차변에 기록해야 할 것을 대변에 기록하거나 그 반대의 경우

시산표로 발견할 수 없는 오류:

1. 누락 오류: 거래 자체를 기록하지 않은 경우
2. 보상 오류: 서로 다른 오류가 상쇄되어 균형이 맞는 경우
3. 원칙 오류: 회계 원칙을 잘못 적용한 경우(예: 비용을 자산으로 기록)
4. 금액 오류: 차변과 대변에 동일하게 잘못된 금액을 기록한 경우
5. 계정 분류 오류: 올바른 금액을 잘못된 계정에 기록한 경우

시산표 오류 수정 방법

시산표에서 차변과 대변의 합계가 일치하지 않는 경우, 다음과 같은 단계로 오류를 찾아 수정할 수 있다:

1. 합계 재확인

먼저 시산표의 합계 계산이 정확한지 다시 확인한다.

2. 차액 분석

차변과 대변의 차이 금액을 파악한다. 이 차액은 오류를 찾는 데 중요한 단서가 될 수 있다.

• 차액이 2로 나누어 떨어지면: 한 계정의 금액을 차변과 대변 반대로 기록했을 가능성이 있다.
• 차액이 9 또는 9의 배수이면: 전치 오류(숫자의 순서가 바뀜)의 가능성이 있다.
• 차액이 특정 거래 금액과 일치하면: 해당 거래의 한쪽만 기록했을 가능성이 있다.

3. 원장 대사

총계정원장의 각 계정 잔액과 시산표에 기입한 금액을 비교하여 불일치가 있는지 확인한다.

4. 전기 검증

분개장에서 총계정원장으로의 전기가 정확하게 이루어졌는지 확인한다.

5. 분개 검토

의심되는 거래의 분개 자체가 올바르게 이루어졌는지 검토한다.

전산화된 회계 시스템에서의 시산표

현대 회계는 대부분 전산화된 회계 소프트웨어를 사용하기 때문에, 시산표 작성과 오류 검증 과정이 자동화되어 있다. 그러나 회계 담당자는 여전히 시산표의 개념과 목적을 정확히 이해하고 있어야 한다.

전산화된 시스템에서도 다음과 같은 점을 주의해야 한다:

1. 자동 생성된 시산표 검토: 시스템이 자동으로 생성한 시산표도 반드시 검토해야 한다.
2. 예외적 항목 확인: 특이하거나 비정상적인 계정 잔액이 있는지 확인한다.
3. 논리적 일관성 검증: 계정 간의 논리적 관계가 맞는지 확인한다(예: 매출채권과 매출, 재고자산과 매출원가).
4. 정기적인 대사: 보조 원장과 총계정원장 간의 정기적인 대사를 통해 불일치를 사전에 방지한다.

효율적인 시산표 관리를 위한 팁

회계 담당자가 시산표를 효율적으로 관리하기 위한 몇 가지 팁을 제시한다:

1. 정기적인 작성: 오류가 누적되지 않도록 정기적으로(최소 월 1회) 시산표를 작성하고 검토한다.
2. 표준화된 양식 사용: 일관된 형식의 시산표 양식을 사용하여 비교 분석이 용이하도록 한다.
3. 분석적 검토: 전기와의 비교 등 분석적 검토를 통해 비정상적인 변동이 있는 계정을 식별한다.
4. 문서화: 시산표 작성 과정과 발견된 오류 및 수정 사항을 문서화한다.
5. 교차 검증: 가능하면 다른 담당자와의 교차 검증을 통해 오류 발견 가능성을 높인다.

실무에서의 시산표 활용

실무에서 시산표는 단순한 오류 검증 도구를 넘어 다양한 방식으로 활용된다:

1. 내부 보고: 경영진에게 간략한 재무 상태를 보고하는 용도로 활용
2. 예산 대비 실적 분석: 예산과 실제 발생액을 비교하는 데 활용
3. 추세 분석: 여러 기간의 시산표를 비교하여 재무 추세를 파악
4. 감사 자료: 내부 및 외부 감사에서 기초 자료로 활용
5. 세무 신고 준비: 세무 신고를 위한 기초 자료로 활용

시산표와 재무제표의 관계

시산표는 재무제표 작성을 위한 중간 단계로, 다음과 같은 과정을 거쳐 재무제표로 전환된다:

1. 수정 분개: 결산 조정 사항을 반영한 수정 분개를 기록
2. 수정 시산표 작성: 수정 분개가 반영된 수정 시산표 작성
3. 계정 분류: 시산표의 계정을 재무제표 항목으로 분류
4. 재무제표 작성: 분류된 정보를 바탕으로 재무상태표, 포괄손익계산서 등 작성

시산표는 그 자체로 외부에 공시되는 재무제표는 아니지만, 정확한 재무제표 작성을 위한 필수적인 중간 단계다.

결론

시산표는 회계 정보의 정확성을 검증하고 재무제표 작성의 기초를 마련하는 중요한 도구다. 복식부기 시스템의 균형을 확인함으로써 회계 오류를 조기에 발견하고 수정할 수 있게 해준다. 모든 회계 오류를 발견할 수 있는 것은 아니지만, 시산표 작성은 정확한 회계 정보 제공을 위한 필수적인 통제 절차다.

회계 담당자는 시산표의 개념, 작성 방법, 오류 발견 및 수정 방법을 철저히 이해하고 있어야 하며, 전산화된 환경에서도 그 중요성은 변함없다. 시산표를 효과적으로 활용함으로써 재무 정보의 신뢰성을 높이고, 경영 의사결정에 유용한 정보를 제공할 수 있다.